De corona-pandemie dwingt ons om fysieke meetings te vermijden. Dat wil niet zeggen dat we moeten ophouden met organiseren en beweging opbouwen: de tips en suggesties hieronder helpen je op weg om online basisdemocratisch en efficiënt te vergaderen, informatie uit te wisselen en plannen te maken.

In de komende weken vullen we deze pagina aan met meer tips en links. Deel jouw tips, suggesties en bronnen (handleidingen, artikels, websites, trainingen) voor online organiseren en vergaderen hier.

1. Welke tools gebruik je?

Er bestaan erg veel tools voor online vergaderingen. Sommige zijn gratis, andere betalend. De basis is meestal dezelfde: je kan met elkaar praten terwijl je elkaar ziet. Maar er zijn ook grote verschillen: de gebruiksvriendelijkheid, respect (of gebrek daar aan) voor jouw privacy, de beveiliging tegen hackers,... Je vergelijkt dus best even voor je een platform kiest. Veel tools bieden op hun website handige tutorial video’s aan die tonen hoe het allemaal werkt.

Waar houd je rekening mee bij de keuze van jouw platform?

• Capaciteit. Hoe veel mensen nemen maximaal aan een bijeenkomst deel? Niet alle tools kunnen vlot vijftig deelnemers verwerken. Sommige tools bereiken al bij zes deelnemers hun maximale capaciteit.
• Kostprijs. Kan en wil je er voor betalen? Bij sommige tools – zoals Zoom – krijg je een gratis basispakket, maar moet je betalen voor extra tijd, capaciteit of toepassingen. (Merk op dat veel tools in coronatijd plots gratis zijn geworden. Dit is handig, maar de bedrijven die dit aanbieden doen op die manier aan klantenbinding. Hou er rekening mee dat je met een gratis tool van start gaat, maar zodra je die intensiever gaat gebruiken toch zal betalen voor de uitgebreide functionaliteit of capaciteit.)
• Gebruikers. Werkt deze tool voor de mensen die er mee aan de slag moeten? Bijvoorbeeld: hoe handig zijn je teamleden met een computer? Heeft deze tool ook een smartphone-app, of kan je zelfs inbellen met een gewone telefoon? Kan je via een eenvoudige link deelnemen of moet je eerst allerlei dingen downloaden en accounts aanmaken?
• Functies. Laat deze tool het soort interactie en samenwerking toe die mijn groep nodig heeft? Bijvoorbeeld: is er een chatfunctie, kan iedereen zijn scherm delen, kan je in kleine groepjes of duo’s opsplitsen,…

Vele tools werken technisch goed, zoals Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom, Whereby, Whatsapp en vele anderen. Hier geef je echter je gegevens prijs aan een groot bedrijf dat meestal maar één doel heeft: het verzamelen van zoveel mogelijk gegevens. Deze gegevens worden dan verkocht aan adverteerders, maar ook aan politieke campagnes om verkiezingen te beïnvloeden (zoals nu in Amerika gebeurt). Jij bent dus niet de klant, maar het product dat zij verkopen.

De volgende platformen zijn het vernoemen waard:

Jitsi

Jitsi is een heel toegankelijke tool die erg lijkt op het populaire Zoom. Jitsi heeft echter enkele voordelen: 

• Gratis. Jitsi is niet-commercieel en gratis. Omdat het open source is (de code wordt door allerlei programmeurs wereldwijd gecontroleerd) is het ook betrouwbaarder. (Je zal ook niet stiekem bespioneerd worden door een bedrijf.)
• Toegankelijk. Deenemers hoeven niets te downloaden en hebben geen account nodig. Je surft naar meet.jit.si, waar voor jou een meeting wordt gecreëerd. Die link stuur je naar de deelnemers. 
• Veilig. Jitsi versleutelt de communicatie tussen de deelnemers. Jouw communicatie is dus veilig: zelfs de servers van Jitsi zelf kunnen niet meeluisteren.  Je kan een vergadering ook beveiligen met een wachtwoord. Als jouw organisatie eigen servers heeft, kan je de serversoftware van Jitsi daarop installeren. Zo hou je alle data binnen je eigen organisatie.
• Compatibel. Er zijn apps voor iOS en Android en je kan zonder problemen vergaderen tussen computers en smartphones.

Riot

Riot is een erg geavanceerde chat-tool voor teams. Riot is vooral interessant omdat het 'bruggen' voorziet naar bijna alle bestaande chats: Slack, XMPP, IRC en vele andere protocols. Zo kan je alle chatprogramma's samenbrengen in Riot. Riot is dus eerder team-samenwerkingssoftware waar je ook mee kan videochatten. Het vraagt wel wat ICT-expertise: je moet er even mee prutsen voor je het kan beginnen gebruiken. 

• Net als Jitsi is Riot vrije, open source software, zowel de apps als de serversoftware. (Interessant weetje: voor videovergaderingen gebruikt Riot de software van Jitsi.) 
• Je kan in een Riot-chat ook 'apps' toevoegen zoals Etherpad (voor notities), Jitsi (voor videobellen) en vele andere functies. 
• Riot heeft ook smartphone apps, maar deze zijn nog in volle ontwikkeling. 
• Communicatie via Riot is veilig. (Om die reden heeft de Franse overheid twee jaar geleden alle chatsoftware - Messenger, Telegram, Whatsapp,… - vervangen door Riot.)

Zoom

Zoom is vooral interessant omwille van de gebruiksvriendelijk en omdat het meetings met veel deelnemers toelaat. Qua veiligheid laat Zoom echter te wensen over.

• Zoom is gebruiksvriendelijk. Je moet Zoom downloaden maar dat gaat gemakkelijk. Je kan ook per telefoon deelnemen als je geen internet hebt. 
• Opgelet: als je Zoom gebruikt heeft het bedrijf toegang tot persoonlijke gegevens. Zoom heeft, na kritiek, wel haar privacy-beleid enigszins aangepast. Ook voor de 'host' - de persoon die de meeting start en anderen uitnodigt - zijn er functies die voor de andere gebruikers niet altijd zichtbaar zijn en die niet erg privacy-vriendelijk zijn. Bovendien is communicatie via Zoom niet versleuteld, wat je schrijft en zegt kan dus relatief gemakkelijk onderschept worden. 
• Omdat Zoom plots erg populair is geworden, zijn er veel beveiligingslekken aan het licht gekomen. De plotse populariteit betekent ook dat Zoom op dit moment een populair doelwit is voor malafide hackers. Informeer je via de links op Indieweb. 
• Technisch blijft Zoom het meest veelzijdig plaform dat de grootste teams kan verwerken (bijeenkomsten met duizenden deelnemers en simultane vertaling zijn perfect mogelijk)

Sommige groepen combineren verschillende tools, bv. Skype, Zoom of Jitsi voor een online telefoon- of videomeeting, Riot voor de chat en Crabgrass (online notitieboek) om verslag te nemen tijdens je meeting. Zo’n combinatie kan werken, maar je kan het ook nodeloos ingewikkeld maken.

 

2. Technische tips

• Neem de tijd om alles te testen. Het is erg vervelend als je het eerste halfuur van je bijeenkomst verliest met het oplossen van technische problemen. Spreek vóór de meeting een moment af om alles uit te testen of plan aan het begin van de meeting een kwartiertje in waar mensen kunnen ‘aankomen’, de techniek testen en in afwachting nog een koffie of theetje drinken.
• Alles staat of valt met een goede internetverbinding. Als jouw verbinding ‘shaky’ is (de verbinding is te zwak of valt af en toe weg) gebruik dan als je kan een kabel (indien mogelijk) in plaats van draadloos of probeer voldoende dicht bij de modem of het wifi access point te zitten. Het kan ook helpen als je andere programma’s (internetbrowsers) afsluit of desnoods de video-functie uitzet.
• Gebruik een headset (koptelefoon met microfoon), zo voorkom je feedback, stoor je mensen in jouw omgeving niet en kan je je beter concentreren.
• Als veel mensen deelnemen kan je last krijgen van achtergrondgeluid of je hoort mensen typen wanneer ze tegelijk verslag nemen of in de chat schrijven. Vraag deelnemers om hun microfoon op ‘mute’ te zetten. (In sommige tools, zoals Zoom, kan de facilitator iedereen ‘muten’.) Opgelet: als ‘mute’ de norm wordt om achtergrondgeluid te vermijden, kan dat ook een drempel worden voor mensen om te spreken. In kleine groepjes doe je het dus beter niet zolang je van achtergrondruis geen last hebt.

 

3. Voorbereiding

Besteed voldoende aandacht aan een goede voorbereiding.

• Zorg dat iedereen op tijd weet waar en wanneer de bijeenkomst doorgaat en wat je ervoor nodig hebt. Probeer eventueel vooraf uit of alles werkt. Voorzie ondersteuning voor mensen die een beetje hulp kunnen gebruiken met de technische kant.
• Stuur de agenda vooraf door (wat zijn de onderwerpen waar we het over gaan hebben) of stel hem samen met de hele groep op.
• Denk goed na over een programma dat aan de behoeften en verwachtingen van de groep beantwoordt, met diverse methodieken die interactie en actieve deelname aanmoedigen. Tips voor voorbereiding en het plannen van de agenda op de website van 350.org
• Ga na wat je vóór de bijeenkomst al kan doen zodat de tijd van de bijeenkomst zelf zo efficiënt mogelijk besteed wordt. Welke informatie of ideeën kan je van deelnemers vooraf al verzamelen? Welke informatie kan je vooraf al delen?
• Zorg ervoor dat mensen vóór de meeting al over voldoende informatie beschikken. Deel de nodige informatie in een filmpje, tekst,… zodat je deelnemers niet overdondert met een een hoop informatie tijdens de meeting. Maak een onderscheid tussen informatie die wil delen, vragen die je wil stellen, feedback die je wil vragen of geven en beslissingen die je samen moet nemen. Deze voorbereiding kan een taak van de facilitator zijn, maar het kan nuttig zijn als de hele groep er aan kan meewerken. Zo kan iedereen ook al over antwoorden nadenken, eigen standpunten helder formuleren en vragen duidelijker stellen. 
• Checklist met aandachtspunten voor de voorbereiding op de website van Campaign Bootcamp.

 

4. Online facilitatie

Online meetings en trainingen zijn op veel vlakken heel anders dan in het echte leven. Wanneer je een meeting of training voorbereidt en faciliteert zal je onder meer hiermee rekening moeten houden:

• De techniek kan parten spelen wanneer toepassingen niet of gebrekkig werken of mensen er niet voldoende vertrouwd mee zijn.
• Je kan minder gemakkelijk lichaamstaal en non-verbale communicatie zien en interpreteren. Als de beschikbare technologie en internetconnectie het toelaten: gebruik video!
• De groepsdynamiek is online soms moeilijker te observeren, de mogelijkheden om de groepsdynamiek te beïnvloeden zijn dus beperkter. Tegelijk kan het gebruik van digitale platformen bestaande dynamieken versterken: wie in het dagelijks leven moeilijker het woord neemt, ervaart in een online bijeenkomst misschien nog extra drempels. Wie meer tijd ter beschikking heeft of meer vertrouwd is met digitale tools zal sterker het proces in de groep kunnen bepalen. 
• Digitale platformen lenen zich vaak goed om informatie te delen en ideeën te verzamelen, maar om echt in dialoog te gaan, discussies te voeren en beslissingen te nemen moet je geschikte methodieken plannen die interactie aanmoedigen.
• Online vergaderen vraagt veel concentratie en kan snel vermoeidend zijn. Een heel uur zonder onderbreking is voor veel mensen al meer dan genoeg. Deelnemers worden ook gemakkelijker afgeleid.
• Het is niet gemakkelijk om andere manieren van deelnemen en leren (emotioneel, door beweging, met beeld,…) in te zetten. De neiging is groot om terug te vallen op die dingen te doen die tijdens online meetings het gemakkelijkst zijn: praten / luisteren en schrijven / lezen, maar dat kan een bijeenkomst saai, vermoeiend en eenzijdig maken. Maar met een creatieve planning en de tips hieronder kan het anders!

 

Enkele eenvoudige tips:

• Vraag mensen om andere toepassingen te sluiten en – als dat kan – in een rustige ruimte te gaan zitten.
• Verdeel de rollen: wie faciliteert, wie maakt verslag, wie houdt de tijd in de gaten, wie bekijkt de chat zodat vragen en opmerkingen niet verloren gaan,… (Doe dit vooraf of verdeel de rollen onder de deelnemers).
• Wissel af in de methodieken die je gebruikt. Ook online kan je mensen bv. individuele reflectietijd geven, iets laten tekenen en vervolgens tonen, in duo’s of kleine groepjes laten werken,…
• Plan energizers - korte activiteiten waarbij deelnemers bewegen en die ontspanning en energie brengen! Bijvoorbeeld: als dat voor de deelnemers praktisch mogelijk is kan je bijvoorbeeld samen zo snel mogelijk iets blauw / gestreept / geel / … zoeken en aanraken. Hier vind je enkele voorbeelden van online energizers.
• Hou als facilitator in de hand wie wanneer spreekt. Sommige tools laten toe dat deelnemers met ‘handjes’ het woord vragen (net zoals je in een fysieke bijeenkomst je hand opsteekt). Je kan daarvoor ook de chatfunctie gebruiken: een ‘x’ in de chat betekent bijvoorbeeld dat je iets wil zeggen. Hou in de gaten wie eerst het woord vraagt. Als meer mensen iets willen zeggen, benoem dan even de volgorde waarin je mensen aan het woord zal laten. Als je sommige mensen al veel gehoord hebt, doorbreek dan de volgorde om anderen de kans te geven van zich te laten horen en benoem dat dan ook (“X, ik zie dat jij hier op wil reageren, maar ik wil graag eerst ‘Y’ even horen.”)
• Stel regelmatig eenvoudige vragen waar iedereen op reageert. Toets regelmatig of iedereen nog mee is. Stel bijvoorbeeld eenvoudige ja / nee vragen ("Kan je je hierin herkennen?" "Ben je het eens met wat x zei?") en vraag mensen om in de chat te antwoorden.
• Observeer en benoem lichaamstaal. Als je met video werkt zal je zien dat mensen bv. fronsen, verbaasd kijken, lachen, knikken,... Werk daar actief mee: hou gezichtsuitdrukkingen in de gaten. Stel vragen ("x, ik zie dat jou fronsen, wil jij hier iets over zeggen") en benoem wat je ziet ("ik zie veel mensen knikken, dus ik ga er van uit dat zij het hiermee eens zijn. Kan jij je hier ook in terugvinden, x?").
• Gebruik de chat om iedereen de kans te geven ideeën, vragen,… te delen zonder dat iedereen het woord moet krijgen. Zorg er wel voor dat iedereen ook de tijd krijgt om wat in de chat staat te lezen. Gebruik de chat om achteraf verslag van de meeting te maken.
• Neem pauze. Online meetings zijn vermoeiend. Bouw op tijd (bijvoorbeeld na een uurtje) pauze in of spreek vooraf een haalbaar einduur af (en respecteer dat ook). Moedig mensen aan om van hun scherm weg te gaan en even te bewegen. 

 

4. Vertrouwen en verbinding

Voor goede vergaderingen, trainingen en bijeenkomsten heb je een minimum aan vertrouwen, veiligheid en verbinding nodig. Om op gelijke voet deel te nemen, moeten mensen zich welkom voelen en gemotiveerd zijn om aan het proces actief bij te dragen. Dat is online niet anders.

• Geef voldoende aandacht en ruimte voor ‘aankomen’ in de bijeenkomst. Zorg dat je als facilitator goed op tijd in de online ruimte bent om mensen persoonlijk te verwelkomen.
• Maak duidelijke groepsafspraken over hoe je tijdens de bijeenkomst zal samenwerken en communiceren. (Voorbeelden van wat zo’n afspraken kunnen zijn en hoe je ze kan gebruiken vind je onder andere hier.
• Geef mensen de kans om zich voor te stellen en eventueel iets over zichzelf te delen (in de hele groep, in kleine groepjes of in duo’s), bv. aan de hand van aanvulzinnen (“wat me de afgelopen week blij maakte was ...”, “waar ik het deze dagen moeilijk mee heb is ...”,…) of een weerbericht dat weerspiegelt hoe mensen zich voelen (“het was een warme dag, nu voel ik een storm opsteken”). Maak vooraf goed de afweging hoe persoonlijk je dit wil maken: als mensen elkaar niet (goed) kennen wil je hen niet dwingen om iets al te persoonlijks te delen. 
• Gebruik ‘icebreakers’ (laagdrempelige activiteiten waar iedereen de kans krijgt het woord te nemen of iets te delen, wat het vervolgens gemakkelijker maakt om deel te nemen), bv. een rondje met aanvulzinnen. Hou deze kort en maak ze niet te zwaar op de hand. Hier vind je enkele voorbeelden.

 

5. Interactie aanmoedigen

Moedig iedereen aan om actief deel te nemen. Hou er rekening mee dat sommige mensen zich als een vis in het water voelen in een digitale omgeving en dus sterk aanwezig kunnen zijn, maar dat voor andere die tools drempels opwerpen om actief deel te nemen.

• Als je alleen geluid gebruikt, worden mensen minder aangezet om actief deel te nemen. Als de internetverbinding dat toelaat: gebruik zo veel mogelijk de video-functie. Integreer beeld (bv. door schermen te delen en zo foto’s, schema’s, tekeningen,… te delen) en chat. Let wel op dat mensen zich niet verliezen in de hoeveelheid schermen en vakjes die ze in de gaten moeten houden.
• Sommige van de methodieken die we in fysieke meetings gebruiken om aan groepsgevoel te werken en actieve deelname aan te moedigen kan je ook in digitale vorm doen. Je kan bijvoorbeeld mensen een plaats in de cirkel laten kiezen (je zet hun naam in een getekende cirkel op een gedeeld scherm), zodat je een rondje of ‘go-round’ kan doen (iedereen in de cirkel komt aan beurt om iets te doen of zeggen) of mensen kan vragen met de persoon links (of rechts) van hen even over iets uit te wisselen (in een chat of een ‘break-out room’ – één op één online gesprek).
• Je kan tijdens de meeting ook samen op een gedeeld document werken (bv. een riseup pad, cryptpad, Google Doc,…), bv. om te brainstormen, informatie bij elkaar te leggen, prioriteiten te beslissen,…
• Spreek mensen actief aan wanneer je merkt dat ze niet of minder aan het proces deelnemen (“X, is dat ook voor jou zo?”, “Y, wat denk jij daarvan?”). Laat af en toe stilte zodat mensen die aarzelen daarvan gebruik kunnen maken om hun idee of vraag te formuleren en ze te delen. Of sla een praatje tijdens de pauze (bijvoorbeeld via een persoonlijke chatbericht).
• Vraag mensen om actief instemming te tonen in de chat (bv. met een ‘j’ van ‘ja’ of ‘y’ van ‘yes’), zo zie je duidelijker wanneer iedereen mee is en wanneer niet. Wanneer je ook ‘n’ voor ‘nee’ gebruikt, maak dan ook ruimte voor wat er achter de ‘n’ schuilgaat: vraag mensen waarom ze ergens niet mee eens zijn, maak ruimte voor de discussie of meningsverschillen (anders riskeer je bedenkingen van mensen of nieuwe of afwijkende ideeën te negeren).
• Formuleer regelmatig stellingen of vragen als ja/nee-vraag en vraag elke deelnemer daar in de chat op te reageren.
• Interactie in de hele groep kan online erg vermoeiend en chaotisch zijn. Geef voor agendapunten die wat meer tijd nodig hebben deelnemers eerst individueel tijd om hun ideeën of vragen helder te krijgen of laat mensen er in kleine groepjes of duo’s over praten (tools als Zoom hebben functies als ‘break-out’ rooms waarin je groepjes los van elkaar kan laten praten). 

 

6. Nuttige links:

• [Engels] ‘Going virtual: Top tips for trainers and facilitators’ - tien tips en een reeks van vijf blogposts van Nim Ralph voor online training en facilitatie: hoe kies je een geschikt platform, hoe bereid je een online sessie voor, wat kan je doen om vertrouwen in een groep te bevorderen, hoe spreek je verschillende leerstijlen aan, … (Op de website van Campaign Bootcamp ook als brochure in pdf).

• [Engels] Tools en methodieken voor online brainstorms, werken in kleine groepjes, online facilitatitie, … op de website van 350.org.

• [Nederlands] Tips voor organiseren en campagnevoeren in een pandemie van het Nederlandse trainerscollectief Stroomversnellers.

• [Engels] Een uitgebreide reeks handleidingen, tips en tools voor online facilitatie en training vind je ook bij Training for Change.

• [Engels] ‘Leading groups online’, “a down-and-dirty guide to leading online courses, meetings, trainings, and events during the coronavirus pandemic” - handboek barstensvol bruikbare tips en aanwijzingen van Jeanne Rewa en Daniel Hunter.

• [Engels] ‘Turning your in-person trainings into virtual trainings: 6 tips & tools in the age of the coronavirus’, 6 tips voor participatieve meetings en workshops van het Tesa Collective.

• [Engels] Facilitators for Pandemic Response group stelde deze Online Meeting Resources Toolkit for Facilitators samen, met tientallen links naar bronnen over online facilitatie.

• [Engels] ‘How to Run a Great Virtual Meeting’: meer uit managementcontext, maar met een handvol praktische tips die bij elk soort vergadering kan helpen. 

Veel van de bronnen waar we naar verwijzen zijn in het Engels. Wil je deze liever in het Nederlands? Laat het ons weten (hier of op training [at] vredesactie.be) dan kijken we of we kunnen vertalen. 

Voor deze blogpost maakten we dankbaar gebruik van handleidingen en blogs van onder meer Stroomversnellers, Training for Change, Campaign Bootcamp en Gastivists en van de tips die mensen ons per mail en via sociale media stuurden. Dankjewel daarvoor.